6 خطوات للتخطيط الفعال

للأهداف طويلة المدى ، تحتاج إلى خطة متعددة السنوات ، للأهداف قصيرة المدى - خطة ربع سنوية ، وللأهداف الحالية - شهرية ، أسبوعية ، يومية. ما هو المهم حقًا عند التخطيط؟ فيما يلي أهم 6 خطوات للتخطيط الناجح.

ينصح أخصائيو إدارة الوقت أنه عند التخطيط للشؤون الجارية ، افعل ذلك على أساس أسبوع ، لأن الأسبوع يعطي سياقًا أوسع لأنشطتنا. وما الذي يجب مراعاته عند تنظيم المهام؟

بفضل لوحة الوقت ، ستكتشف أنه ليس عليك فعل كل شيء! عندها ستعرف متعة الاستمتاع بوقت فراغك. يعتمد نجاحنا الشخصي والمهني إلى حد كبير على كيفية تنظيم وقتنا. نختار الطريقة التي ننفقها بأنفسنا ، ونتحمل أيضًا عواقب هذه القرارات. من أجل إدارة أنفسنا جيدًا بمرور الوقت ، دعنا نتبع حكمة ستيفن آر كوفي: "بدلاً من التركيز على فعل الشيء الصحيح ، يجب أن تركز انتباهك على فعل الشيء الصحيح." تتأثر قراراتنا بشأن استخدام الوقت بمعيارين - الإلحاح والأهمية. غالبًا ما نولي أهمية للعديد من المهام. لكن تحديد الأولويات المناسب يتعلق بإدراك ما هو في أفضل الأحوال في تسلسلنا الهرمي للقيم ، وليس مجرد الرد على الأمور العاجلة. كيف نميزهم عن بعضهم البعض؟ الاستعجال هو معيار متعلق بالوقت والأهمية لأهدافنا. تعد لوحة الوقت أداة عملية توضح نطاق الأنشطة وتساعد على تحديد ما هو مهم حقًا. الشرط الأكثر أهمية للعمل والتخطيط الفعالين هو التركيز على الربع الثاني والقضاء في الوقت نفسه على العديد من الأنشطة في الأول والثالث ، وتجاهل الربع الرابع.

مهم

الجدول الزمني: الربع الأول.

يغطي كلا من الأمور الهامة والعاجلة. إنها "إدارة الأزمات" - أعمال ذات أهمية إستراتيجية ومسائل ملحة. في هذا الربع ، نعمل ونستخدم معرفتنا للاستجابة للعديد من المواقف ومواجهة التحديات. لا يمكننا إهمال هذه الأمور.

الجدول الزمني: الربع الثاني

يغطي الأمور الهامة ولكن ليست عاجلة. إنه ربع "عالي الجودة" ندير فيه أنفسنا: نضع خططًا طويلة الأجل ، ونتوقع المشاكل ونمنعها ، ونطور القدرات ، ونجدد ، ونقضي الوقت مع أحبائنا. كلما زاد الوقت الذي نقضيه في هذا الربع ، زادت قدرتنا على التصرف. يؤدي إهمال الأنشطة الموجودة فيه إلى توسيع الربع الأول ، الذي يستهلكنا في النهاية ، ويسبب الإجهاد والإرهاق.

الجدول الزمني: الربع الثالث

فيه أمور مستعجلة لكنها غير مهمة. هذا ربع وهم ، لأن الضجة حول ما هو عاجل يمكن أن تخلق وهمًا بالأهمية. في هذا الربع ، نقوم بأفعال حالية ، لكنها مهمة لشخص آخر ، ونحقق توقعات الآخرين ، معتقدين أننا في الربع الأول.

الجدول الزمني: الربع الرابع

هذه ليست مسائل عاجلة وغير مهمة. من خلال تقليل الوقت الذي نقضيه في هذا الربع ، سنكسب الوقت لأشياء مهمة حقًا.

1. التخطيط الفعال: فكر في رؤيتك ورسالتك

عندما تبدأ في التخطيط لأنشطتك ، فكر فيما هو الأهم في حياتك. فكر في رؤيتك ، ماذا تريد أن تفعل ، القواعد التي تتبعها (البوصلة!). على الرغم من أن الأمر قد يبدو بعيدًا ، إلا أنه مهم للغاية لأن معتقداتك تؤثر على الأهداف التي حددتها لنفسك ، والقرارات التي تتخذها وكيف تقضي وقتك.

يعتبر التفكير في مهمة الفرد شرطًا أساسيًا للعمل وفقًا لما هو مهم ، لأنه له تأثير قوي على تنفيذ بقية الأنشطة المخصصة للربع الثاني. إذا كانت عقيدة حياتك هي التنمية الشخصية ، والتواجد مع عائلتك ، واكتشاف قيم الحياة أو النشاط الاجتماعي ، فعندئذ بالعودة إليها من وقت لآخر ، ستجعل أهم الأشياء مطبوعة في ذاكرتك. ستنشئ البعثة إطارًا يمكنك من خلاله اتخاذ القرارات في المراحل التالية من التخطيط.

2. التخطيط الفعال: تحديد الأدوار الخاصة بك

الأدوار هي رموز للواجبات والعلاقات مع الناس وأنشطة لصالح المجتمع. إن تحديدها بوضوح يخلق بنية طبيعية تسمح لنا بالحفاظ على التوازن. الأدوار التي تلعبها تستند إلى مهمتك. ضع قائمة بأدوارك على قطعة من الورق (مثل الزوجة ، الأم ، الطالب ، المدير ، المدير ، عضو النادي الرياضي). تظهر الأبحاث أن الظهور في أكثر من سبعة غير فعال ، لذا حاول الجمع بين وظائف معينة ، على سبيل المثال.يساعدك تحديد أدوار الحياة على رؤية الحياة ككل - يمكنك أن ترى أنها ليست مجرد عمل أو عائلة ، ولكنهم جميعًا معًا. أثناء وصفك لأدوارك ، ستلاحظ أمورًا "مهمة ولكنها ليست عاجلة" (الربع الثاني) التي يتم تجاهلها عادةً. بالإضافة إلى الأدوار ، أضف "منشار شحذ" إلى الجدول الأسبوعي. إنها الطاقة التي يجب أن نبذلها لإتقان مهاراتنا في أربعة أبعاد أساسية للحياة - الجسدية والاجتماعية والفكرية والروحية. منغمسين في "النشر" (الحصول على النتائج) ، فإننا ننسى "شحذ المنشار" (الحفاظ على القدرة على تحقيق النتائج في المستقبل أو تطويرها). على سبيل المثال ، إذا لم نلعب الرياضة (المجال المادي) ، ولم نطور المعرفة (المجال الاجتماعي) ، أو لا نتبع آخر التطورات في صناعتنا (المجال الفكري) أو لا نعرف ما هو مهم بالنسبة لنا في الحياة (المجال الروحي) ، فقد "نصبح فظاظة بسبب عدم التوازن.

3. التخطيط الفعال: اختر الأهداف لكل دور

فكر في أهم شيء يمكنك القيام به في كل دور هذا الأسبوع لتحقيق نتائج إيجابية. ما هو الأساسي ، على سبيل المثال كزوجة أو زوج أو والد أو موظف؟ عند البحث عن الأنشطة ، استخدم بوصلة ، وليس ساعة ، وركز على ما هو مهم وليس عاجلاً. قد يكون هذا ، على سبيل المثال ، موعدًا مع الزوج ، والمزيد من الوقت للطفل ، وجمع المعلومات حول دورة القراءة السريعة ، والتأمل. حدد لنفسك هدفًا أو هدفين لكل دور.

4. التخطيط الفعال: تعلم كيفية اتخاذ القرارات

من أجل ترجمة أهداف الربع الثاني إلى خطة عمل ، يجب أن تتعلم اتخاذ القرارات الصحيحة طوال الأسبوع. نحاول غالبًا إيجاد وقت للأنشطة "المهمة" في الربعين الأول والثالث ، المليئين بالفعل بالأنشطة. ننتقل من حالة إلى أخرى ، ونعهد بها إلى شخص آخر ، ونؤجلها ، على أمل أن نجد الوقت لأهم الأشياء. لكن - كما كتب ستيفن آر كوفي - " النقطة ليست في تحديد أولويات الخطط ، بل تخطيط الأولويات." تخيل وعاء واسع تضع فيه حجارة كبيرة. على الرغم من أن الجرة مليئة بالحجارة ، إلا أنها ليست ممتلئة ، يمكنك رش الحصى في الفجوات. لكن الحقيقة هي أن البرطمان ما زال غير ممتلئ - يمكنك إضافة الرمل وأخيراً الماء. أهدافنا في الربع الثاني هي "الأحجار الكبيرة". إذا تعاملنا أولاً مع مسائل أخرى - الماء والرمل والحصى ، ثم أردنا إدخال أحجار كبيرة في الخطة ، فستكون محاولاتنا عقيمة. لكن إذا عرفنا الأشياء التي تعتبر حجارة كبيرة وقمنا بتسويتها قبل أي شخص آخر ، فسنرى ما يمكننا إنجازه وكمية المياه والرمل والحصى الموجودة في المساحات الفارغة. سنحقق ما نعتبره مهمًا ، وفي نفس الوقت سنقوم "بتعديل" الأنشطة الأخرى وفقًا لذلك.

5. التخطيط الفعال: تنظيم كل يوم

مهامك اليومية هي أن تقوم بأهم الأشياء أولاً ، بالرغم من الظروف والتحديات غير المتوقعة في اليوم. في بعض الأحيان ستتمكن من تنفيذ خطة ، وفي أحيان أخرى سيكون عليك تغييرها ، ولكن عند اتخاذ القرارات ، اعتمد على مؤشرات بوصلتك الداخلية. لوضع أهم الأشياء أولاً في الصباح:

تخيل دورة اليوم - راجع الجدول الأسبوعي وحدد مكانك وشاهد هذا اليوم في سياق الأيام السبعة. سيساعدك هذا على الرد بشكل مناسب على المواقف غير المتوقعة.

حدد الأولويات - حدد أفعالك برموز الربعين الأول والثاني - وبفضل ذلك ستكون على يقين من أن مسائل الربع الثالث لا تتناسب مع جدولك الزمني. إذا كان من الضروري تحديد المزيد من الأولويات ، فقم بتمييز أنشطة الربعين الأول والثاني بمزيد من التفصيل (على سبيل المثال ، بدائرة).

حدد الوقت والوقت - افصل بين تلك المحددة بوقت صارم وتلك التي يمكن أداؤها في أي وقت من اليوم. اكتب أيضًا الحدود الزمنية لأنشطة محددة.

6. التخطيط الفعال: تقييم فعاليتك

في نهاية الأسبوع ، فكر في الأهداف التي حققتها ، والتحديات التي واجهتها ، والقرارات التي يجب اتخاذها ، وما إذا كانت أهم الأشياء تأتي أولاً عند اتخاذ القرار. يساعدك الملخص الأسبوعي على تجنب تكرار نفس الأخطاء ، فهو يتيح لك أن تكون أكثر فعالية في الأسابيع التالية.